QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO CÔNG TY MỚI NHẤT
Vì sao cần kiểm soát khách ra vào công ty?
Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty được xây dựng nghiêm ngặt
Công ty là địa điểm làm việc tập trung, không chỉ có cán bộ nhân viên của công ty mà còn có khách hàng, đối tác đến thực hiện giao dịch,… Điều này khiến cho việc kiểm soát khách ra vào công ty trở thành hoạt động rất cần thiết.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công giúp cho nhân viên bảo vệ thực hiện việc tiếp đón khách một cách nhất quán, làm thủ tục đăng ký Khách và kiểm soát Khách ra vào nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó, thể hiện tính chuyên nghiệp và góp phần nâng cao hình ảnh của công ty với đối tác, khách hàng.
Kiểm soát khách ra vào công ty còn giúp việc kiểm soát và duy trì nghiêm túc Nội Quy An Ninh và các Quy Chế – Quy Định của công ty. Nâng cao hiệu quả an ninh, hạn chế xảy ra sự cố an ninh và giúp người quản lý xử lý sự cố một cách nhanh chóng.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty
Dịch vụ bảo vệ công ty uy tín tại Thăng Long
Phạm vi thực hiện của quy định kiểm soát khách ra vào công ty sẽ được áp dụng cho việc ra vào cổng của khách hàng, lao động thời vụ hoặc người lao động khác, nhà thầu phụ, các phương tiện vận chuyển, vật tư, thiết bị, hàng hóa phải thực hiện theo một quy trình nhất định nào đó.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty cụ thể như sau:
Công đoạn 1: Xác nhận thông tin khách đến, công đoạn này gồm ách bước như sau:
- Hỏi thông tin cá nhân của khách. Thông tin bao gồm tên, chứng minh thư, đơn vị,…
- Xác nhận thông tin đúng/sai bằng việc đối chiếu thông tin vị khách với Lịch Tiếp Khách (nếu có). Nếu không có Lịch Tiếp Khách hoặc có những thông tin không trùng khớp, thì hỏi Mục đích của khách đến công ty? Liên hệ công việc gì? Có được hẹn trước hay không hẹn trước?
- Liên hệ với người tiếp khách hoặc người mà khách cần gặp để xác nhận Mời vào / Không mời vào.
Công đoạn 2: Làm thủ tục đăng ký khách.
- Ghi vào sổ đăng ký khách
- Lập phiếu tiếp khách
- Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang vào và đăng ký vào phiếu đăng ký tài sản mang vào.
- Phát Thẻ Khách cho Khách theo phân loại khách VIP/Thường (Thông thường có 2 loại thẻ là thẻ khách và thẻ Vip)
- Chỉ đường cho Khách đi vào và xác nhận “Khách A đang đi vào”
Công đoạn 3: Kiểm soát khách ra về
- Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang ra đối chiếu với bản đăng ký phiếu đăng ký tài sản mang vào lúc đầu.
- Thu lại phiếu khách (Visitor Pass), Thu hồi Thẻ khách và gửi lại giấy tờ tùy thân cho khách.
- Mở cổng và chào khách một cách lịch sự.
Khi nắm được quy trình kiểm soát khách ra vào công ty, nhân viên bảo vệ có thể dễ dàng thực hiện công việc một cách nhất quán, chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Lưu ý: Trong từng trường hợp phát sinh cụ thể nhân viên bảo vệ có thể liên hệ trực tiếp với người quản lý để xin ý kiến.
